Satış hedefleri yükseldiğinde ilk akla gelen çözüm genellikle yeni temsilci almaktır. Daha büyük bir ekip, daha fazla müşteriyle görüşebilir. Ama işe alım ilanını yayınlamadan önce yanıtlanması gereken bir soru vardır: Mevcut ekip zamanını nereye harcıyor?
Temsilcilerin takvimi dolu olabilir. Peki bu yoğunluğun ne kadarı müşteri görüşmesi, ne kadarı hazırlık, takip ya da idari iş? Bu bilinmeden verilen işe alım kararı, asıl ihtiyacı karşılamayabilir.
Yoğunluk, kapasite eksikliği demek değildir.
Yoğun bir ekip daha fazla temsilciye ihtiyaç duyuyor olabilir. Ama önce yoğunluğun nedenini anlamak gerekir.
Temsilciler görüşmeler arasında sürekli bilgi arıyor olabilir. Teklif için gereken bir ayrıntıyı kimin doğrulayacağı belirsiz olabilir. Aynı müşteri bilgisi farklı yerlere tekrar tekrar giriliyor olabilir. Ya da ekip, gelen taleplere gerçekten yetişemiyor olabilir.
Bunlar her şirkette yaşanan sorunlar değil, iş yükü değerlendirilirken ayrı ayrı bakılması gereken olasılıklardır. Hepsine yeni çalışan ekleyerek yanıt vermek doğru sonuç vermeyebilir.
Satış dışındaki her iş kayıp zaman mıdır?
Hayır. Görüşmeye hazırlanmak satış konuşması değildir, ama iyi bir görüşmenin parçasıdır. Önceki temasları okumak, müşterinin ihtiyacını anlamak ve doğru bilgiyi kontrol etmek zaman ister.
Asıl ayrım, yapılan işin müşteriye sunulan hizmete katkı sağlayıp sağlamadığıdır. Örneğin müşteriye verilen sözün kaydedilip takip edilmesi gereklidir. Ama aynı bilginin gereksiz yere birkaç farklı rapora girilmesi ekibin zamanını boşa harcar. Yönetici hangi işlerin gerekli, hangilerinin tekrar olduğunu görmeden kapasiteyi doğru değerlendiremez.
Ekibin zamanını nasıl görebiliriz?
Bunun için her dakikayı izleyen karmaşık bir sistem gerekmez. Kısa bir süre boyunca temsilcilerin işlerini basit gruplara ayırmak iyi bir başlangıçtır:
- Müşteri görüşmeleri
- Görüşme hazırlığı
- Teklif ve bilgi doğrulama
- Görüşme sonrası takip
- Raporlama ve operasyonel işler
- Ekip içi toplantı ve eğitim
Bu kayıtlar kişileri denetlemek için değil, ekip genelinde zamanın nereye gittiğini ve nerede desteğe ihtiyaç olduğunu görmek için kullanılmalıdır.
Ardından yönetici şu soruları sorabilir:
- Hangi işleri mutlaka temsilcinin kendisi yapmalı?
- Hangi konularda yönetici desteği gecikiyor?
- Tekrarlanan görevler var mı?
- Müşteriye ayrılan zamanı daraltan ortak bir engel var mı?
- Yeni alınacak kişi bu engellerden hangisini çözecek?
Son soru özellikle önemlidir. İşe alım kararının "Herkes çok yoğun" gözlemine değil, açıkça tanımlanmış bir ihtiyaca dayanmasını sağlar.
Yeni temsilci ne zaman gerekir?
Ekip işlerini düzenli yürütüyor, müşterilere yeterli zaman ayırıyor ve buna rağmen taleplere yetişemiyorsa büyüme ihtiyacı nettir. Yeni bir müşteri grubuna ya da ürün alanına açılmak da ek kapasite gerektirebilir.
Ama ekip aynı bilgiyi tekrar tekrar hazırladığı, karar beklediği ya da görevler belirsiz olduğu için yoğunsa önce bu sorun çözülmelidir. Aksi halde yeni gelen temsilci de aynı düzenin içine girer ve aynı yoğunluğu yaşar.
Bu yaklaşım işe alımı ertelemenin bahanesi değildir. Kimin, hangi iş için alınacağını netleştirmenin yoludur.
Kapasiteyi yalnızca temsilci sayısı belirlemez.
Bir satış ekibinin verimli çalışması için yönetim de gerekir. Yeni başlayanların eğitimi, görüşmelerin değerlendirilmesi, hedeflerin takibi ve müşteri sorularının doğru kişiye ulaşması kapasiteyi doğrudan etkiler.
Yönetici desteği zaten yetersizse, ekip büyüdükçe bu eksiklik daha da belirgin hale gelir. Bu yüzden büyüme planında yalnızca kaç temsilci gerektiği değil, ekibin nasıl yönetileceği de düşünülmelidir.
Coorbiz'in Bakışı
Coorbiz, şirketler adına markaya özel satış ekipleri kurar ve yönetir; işe alımın yanında eğitim, ekip yönetimi, performans takibi ve raporlamayı da üstlenir. Bu yaklaşımda satış kapasitesi kadrodaki kişi sayısından ibaret değildir; ekibin müşteriye ayırabildiği zaman ve aldığı yönetim desteği de hesaba katılır.
Yeni bir ekip kurarken ya da mevcut ekibi büyütürken soru yalnızca "Kaç kişiye ihtiyacımız var?" olmamalıdır. Önce şu soruya yanıt aranmalıdır: “Bugünkü ekip zamanını nereye harcıyor ve yeni bir çalışan tam olarak hangi ihtiyacı karşılayacak?”